Chuyên đề: Nhiệm vụ của Thư ký trong quá trình thụ lý, giải quyết vụ án hình sự
I. CĂN CỨ PHÁP LÝ PHÁT SINH NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA THƯ KÝ KHI TIẾN HÀNH TỐ TỤNG VỤ ÁN HÌNH SỰ
1. Căn cứ pháp lý phát sinh, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Thư ký trong việc xét xử vụ án hình sự:
Theo quy định tại Điều 38 Bộ luật Tố tụng hình sự (BLTTHS), Chánh án quyết định phân công Thư ký tiến hành tố tụng đối với vụ án hình sự. Trên cơ sở đó phát sinh nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm với tư cách là người tiến hành tố tụng vụ án đó.
2. Các căn cứ chấm dứt nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Thư ký đối với việc giải quyết vụ án hình sự:
- Thuộc trường hợp phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi;
- Khi vụ án được giải quyết xong.
3. Về các trường hợp phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bi thay đổi:
- Thuộc các trường hợp quy định tại Điều 42 BLTTHS: thư ký đồng thời là người bị hại, nguyên đơn dân sự, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan vụ án, người đại diện hoặc là những người thân thích của những người tham gia tố tụng trong vụ án; hoặc đã tham gia với tư cách là người bào chữa, giám định, làm chứng, phiên dịch trong vụ án; hoặc có căn cứ rõ ràng khác để cho rằng họ không vô tư khi làm tiến hành tố tụng.
- Đã tiến hành tố tụng trong vụ án đó với tư cách là Kiểm sát viên, Điều tra viên, Thẩm phán hoặc Hội thẩm nhân dân.
4. Thẩm quyền và thủ tục thay đổi Thư ký
- Nếu có yêu cầu thay đổi Thư ký trước khi mở phiên toà do Chánh án quyết định;
- Nếu có yêu cầu thay đổi tại phiên toà thì do hội đồng xét xử quyết định.
II. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG QUÁ TRÌNH XÉT XỬ SƠ THẨM VỤ ÁN HÌNH SỰ
1. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Thư ký theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự (BLTTHS).
Theo quy định tại Điều 41 BLTTHS, khi được phân công tiến hành tố tụng vụ án hình sự, Thư ký có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Phổ biến nội quy phiên toà;
- Báo cáo với Hội đồng xét xử danh sách những người được triệu tập đến phiên toà;
- Ghi biên bản phiên toà;
- Tiến hành các hoạt động tố tụng khác thuộc thẩm quyền của Toà án theo sự phân công của Chánh án;
Thư ký Toà án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chánh án về những hành vi của mình.
2. Một số nhiệm vụ cụ thể của Thư ký Toà án trong quá trình thụ lý, xét xử sơ thẩm vụ án hình sự.
2.1. Nhận hồ sơ vụ án của Viện kiểm sát nhân dân
Khi kết thúc giai đoạn điều tra, hồ sơ của vụ án hình sự được các cơ quan điều tra hoàn tất và chuyển sang Viện kiểm sát. Qua nghiên cứu, Viện kiểm sát thấy rằng hành vi của các bị can là có tội, Viện kiểm sát ra quyết định truy tố (Cáo trạng) và chuyển hồ sơ sang Toà án có thẩm quyền để xét xử theo trình tự sơ thẩm. Trường hợp Viện kiểm sát giao hồ sơ trực tiếp thì tuỳ từng nơi, việc tổ chức, bố trí, phân công bộ phận tiếp nhận hồ sơ có khác nhau. Nhưng hầu hết các Toà án đều giao cho Thư ký trực tiếp nhận hồ sơ vụ án. Trường hợp hồ sơ vụ án gửi đến theo đường bưu điện thì Văn thư nhận và giao hồ sơ theo quy định chung về nhận công văn, giấy tờ (trong thực tế rất ít trường hợp giao hồ sơ qua đường bưu điện, chỉ có trường hợp chuyển hồ sơ cho Toà án có thẩm quyền ở khác tỉnh và không tiện đi lại...). Khi thực hiện nhiệm vụ này, Thư ký Toà án cần chú ý và làm tốt các công việc sau đây:
2.1.1. Kiểm tra các bút lục có trong hồ sơ vụ án
Đây là công việc quan trọng, bởi lẽ nếu không kiểm tra kỹ khi nhận hồ sơ mà để thiếu bút lục hoặc tài liệu trong vụ án thì việc giải quyết vụ án sẽ gặp rất nhiều khó khăn thậm chí không thể giải quyết được. Nếu đó là những tài liệu chứng cứ chứng minh có tội hoặc không có tội thì tính chất sai lệch hồ sơ vụ án càng lớn. Trách nhiệm pháp lý của người giao nhận càng cao.
Khi nhận hồ sơ vụ án do Viện kiểm sát chuyển đến, Thư ký Toà án cần kiểm tra đối chiếu bản kê tài liệu với các tài liệu có trong hồ sơ vụ án; kiểm tra bản cáo trạng đã được giao cho bị can theo đúng quy định tại đoạn 3 khoản 1 Điều 166 của BLTTHS hay chưa và xử lý như sau:
a) Nếu các tài liệu có trong hồ sơ vụ án chưa đầy đủ so với bản kê tài liệu hoặc bản cáo trạng chưa được giao cho bị can, thì phải lập biên bản và không nhận hồ sơ vụ án vì chưa đúng quy định của Bộ luật tố tụng hình sự.
b) Nếu các tài liệu có trong hồ sơ vụ án đã đầy đủ so với bản kê tài liệu và bản cáo trạng đã được giao cho bị can, thì ký nhận và vào sổ thụ lý hồ sơ vụ án.
2.1.2. Kiểm tra các vật chứng kèm theo vụ án
Theo quy định tại Điều 74 BLTTHS: “Vật chứng là những vật được dùng làm công cụ, phương tiện phạm tội, vật mang dấu vết tội phạm, vật là đối tượng của tội phạm cũng như tiền bạc và vật khác có giá trị chứng minh tội phạm và người phạm tội”. Vì vậy, khi nhận các vật chứng kèm hồ sơ vụ án hoặc các ảnh chụp, băng ghi hình ảnh, vật chứng Thư ký Toà án phải lập biên bản ghi rõ số lượng, tình trạng của vật chứng, ảnh chụp, băng hình. Việc bảo quản vật chứng phải làm đúng quy định tại khoản 2 Điều 75 Bộ luật tố tụng hình sự. Trên thực tế nhiều địa phương giao thẳng vật chứng cho cơ quan thi hành án, nếu không phải là vật chứng có ý nghĩa chứng minh tội phạm. Trong trường hợp này Thư ký Toà án phải kiểm tra xem trong hồ sơ có Biên bản giao nhận vật chứng không, nếu không có thì phải lập biên bản phản ảnh tình trạng đó và lưu vào hồ sơ vụ án để khi xét xử, Hội đồng xét xử xử lý chính xác trong bản án.
2.1.3. Kiểm tra thẩm quyền xét xử
Kiểm tra hồ sơ vụ án để xác định vụ án có đúng thẩm quyền xét xử của Toà án mình hay không là việc làm trước tiên và quan trọng. Đây là nhiệm vụ của Chánh án, Phó chánh án hoặc Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án. Tuy nhiên, Thư ký Toà án cũng cần phải kiểm tra nắm vững để trong trường hợp được giao thì có thể làm tốt việc tham mưu cho Thẩm phán, Lãnh đạo xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
Khi phát hiện vụ án không thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án mình, thì Thư ký Toà án phải báo cáo Chánh án hoặc Phó chánh án (nếu chưa phân công Thẩm phán giải quyết) để quyết định hoàn trả hồ sơ cho Viện kiểm sát, chuyển cho Toà án có thẩm quyền giải quyết. Do đó, các bước tiếp theo của việc nghiên cứu hồ sơ sẽ không cần thiết.
Khi kiểm tra xác định thẩm quyền xét xử của Toà án, Thư ký Toà án cần căn cứ vào các quy định về thẩm quyền được quy định tại các Điều 170, 171, 172 và 173 Bộ luật tố tụng hình sự (Thẩm quyền của Toà án các cấp, Thẩm quyền theo lãnh thổ…).
2.2. Thụ lý vụ án
Thụ lý vụ án được thực hiện ngay sau khi Thư ký Toà án đã hoàn tất các bước kể trên (Trong Bộ luật tố tụng hình sự cũng như trong NQ số 04/2004/NQ-HĐTP ngày 05/11/2004 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao không quy định thời hạn thụ lý vụ án. Tuy nhiên việc thụ lý phải được thực hiện ngay sau khi nhận hồ sơ vụ án).
Trong sổ thụ lý, Thư ký Toà án phải thể hiện:
+ Đầy đủ: Phải ghi đầy đủ các nội dung mà sổ thụ lý yêu cầu (các cột mục theo mẫu), chữ viết phải ngay ngắn, rõ ràng.
+ Kịp thời: Phải vào sổ thụ lý ngay trong ngày nhận hồ sơ. Trường hợp không vào sổ thụ lý kịp để chậm lại ngày hôm sau, nhưng vẫn phải ghi ngày thụ lý từ ngày nhận hồ sơ.
- Kiểm tra có hay không việc áp dụng các biện pháp ngăn chặn.
- Kiểm tra lệnh tạm giam và báo cáo đề xuất với người có thẩm quyền ra lệnh tạm giam mới nếu thời hạn tạm giam đã hết.
Sau khi hồ sơ vụ án đã được thụ lý, Thư ký Toà án báo cáo Chánh án Toà án để Chánh án phân công Thẩm phán làm chủ toạ phiên toà.
2.3. Giai đoạn chuẩn bị xét xử
Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, Thư ký Toà án có thể được Thẩm phán giao thực hiện một số công việc sau đây:
- Thẩm phán lập danh sách những người cần được triệu tập đến phiên toà trong sổ triệu tập phiên toà, Thư ký Toà án làm các giấy tờ triệu tập theo yêu cầu của Thẩm phán.
- Giúp Thẩm phán soạn thảo các loại văn bản tố tụng phục vụ cho các hoạt động tố tụng.
Sau khi được Chánh án hoặc Chánh Toà phân công làm Chủ toạ, Thẩm phán nhận và nghiên cứu hồ sơ, giải quyết việc áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn theo quyền hạn của mình; giải quyết các khiếu nại của những người tham gia tố tụng và tiến hành những công việc khác cần thiết cho việc mở phiên toà. Thẩm phán có thể giao cho Thư ký Toà án soạn thảo một số văn bản như:
+ Quyết định chuyển vụ án;
+ Quyết định đưa vụ án ra xét xử;
+ Quyết định trả hồ sơ để điều tra bổ sung;
+ Quyết định tạm đình chỉ vụ án, đình chỉ vụ án;
+ Quyết định áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn;
+ Quyết định trưng cầu giám định…
Nội dung các quyết định trên phải theo đúng quy định tại các Điều 177, 178, 179, 180 Bộ luật tố tụng hình sự. Thư ký Toà án cần phải thận trọng, tránh việc nhầm mẫu của loại án này dùng cho loại án khác.
+ Làm lệnh trích xuất và liên hệ trại tạm giam để yêu cầu trích xuất bị cáo ra Toà xét xử theo quyết định đưa vụ án ra xét xử, nếu là bị cáo tạm giam.
2.4. Giao các văn bản
Việc giao các quyết định của Toà án được thực hiện bằng hai phương thức: giao trực tiếp cho người nhận và gửi qua bưu điện. Trong trường hợp giao trực tiếp thì Thư ký được phân công tiến hành tố tụng phải thực hiện nhiệm vụ này.
Việc giao, gửi các quyết định của Toà án phải được tiến hành theo đúng quy định tại Điều 182 Bộ luật tố tụng hình sự. Cụ thể là:
+ Quyết định đưa vụ án ra xét xử được giao cho bị cáo, người đại diện hợp pháp của họ và người bào chữa, chậm nhất là 10 ngày trước khi mở phiên toà;
Trong trường hợp xét xử vắng mặt bị cáo thì quyết định đưa vụ án ra xét xử và bản cáo trạng được giao cho người bào chữa hoặc người đại diện hợp pháp của bị cáo; quyết định đưa vụ án ra xét xử còn phải được niêm yết tại trụ sở chính quyền xã, phường, thị trấn nơi cư trú hoặc nơi làm việc cuối cùng của bị cáo.
+ Các quyết định của Toà án về tạm đình chỉ hoặc đình chỉ vụ án phải được giao cho bị cáo, người bào chữa, người bị hại, người đại diện hợp pháp của bị cáo; những người khác tham gia tố tụng thì được gửi giấy báo;
+ Quyết định đưa vụ án ra xét xử, quyết định đình chỉ, tạm đình chỉ vụ án phải được giao ngay cho Viện kiểm sát cùng cấp;
+ Quyết định áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn phải được gửi ngay cho bị can, bị cáo, Viện kiểm sát cùng cấp, trại tạm giam nơi bị can, bị cáo đang bị tạm giam.
2.5. Liên hệ, mời những người tiến hành hoặc tham gia tố tụng khác
a) Hội thẩm nhân dân
Căn cứ quyết định phân công số Hội thẩm nhân dân tham gia xử vụ án, Thư ký Toà án liên hệ và mời Hội thẩm nghiên cứu hồ sơ và xét xử.
Bố trí thời gian, địa điểm để Hội thẩm nghiên cứu trước hồ sơ vụ án.
Giao hồ sơ vụ án để Hội thẩm nghiên cứu.
Thư ký Toà án cần chú ý lập biên bản khi bàn giao hồ sơ, yêu cầu Hội thẩm nhân dân kiểm tra các tài liệu trong hồ sơ và ký nhận đầy đủ. Bố trí để Hội thẩm nghiên cứu hồ sơ ngay tại trụ sở Toà án. Khi nhận lại hồ sơ cũng thực hiện việc như khi giao. Không để Hội thẩm mang hồ sơ về nhà, làm như vậy không những tránh được sự thất lạc, mất mát hồ sơ mà phải thực hiện đúng các quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ.
b) Luật sư bào chữa
Bị cáo hoặc người đại diện hợp pháp của họ có quyền lựa chọn người bào chữa. Trong các trường hợp sau đây nếu bị cáo hoặc người đại diện hợp pháp của họ không mời người bào chữa, thì Toà án phải mời người bào chữa cho họ.
* Bị cáo phạm tội theo khung hình phạt có mức cao nhất là tử hình được quy định tại Bộ luật hình sự.
* Bị cáo là người chưa thành niên, người có nhược điểm về thể chất hoặc tâm thần.
Trong trường hợp yêu cầu thay đổi người bào chữa của bị cáo là chính đáng thì Toà án phải mời người bào chữa khác. Nếu bị cáo từ chối thì phải lập biên bản về việc từ chối người bào chữa.
Toà án có trách nhiệm tạo điều kiện để người bào chữa thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật và khi được Thẩm phán giao nhiệm vụ, Thư ký phải kiểm tra thẻ luật sư, giấy giới thiệu (xem có khớp nhau không) và làm thủ tục cấp giấy Chứng nhận luật sư bào chữa cho bị cáo để trình Thẩm phán hoặc Lãnh đạo Toà án ký cấp giấy chứng nhận. Đối với những người không phải là Luật sư mà chỉ là Luật gia, bào chữa viên nhân dân thì phải được Mặt trận tổ quốc Việt Nam giới thiệu và bị cáo phải là thành viên của các tổ chức mặt trận đã giới thiệu.
c) Người phiên dịch
Trong trường hợp vụ án có người tham gia tố tụng không nói được tiếng Việt như người nước ngoài, người dân tộc ít người hoặc họ là người câm, điếc hoặc vừa câm, vừa điếc thì phải có người hiểu biết ký hiệu câm, điếc thì phải làm thủ tục mời để họ làm phiên dịch. Người phiên dịch phải thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình được quy định tại khoản 2 và 3 Điều 61 Bộ luật tố tụng hình sự.
d) Người giám định
Khi cần giám định các đối tượng để làm sáng tỏ sự thật của vụ án, Toà án có quyền trưng cầu giám định. Khi có yêu cầu này, Thư ký phải làm các thủ tục và liên hệ thực hiện việc giám định. Việc trưng cầu giám định phải thực hiện theo quy định trong Bộ luật tố tụng hình sự.
đ) Liên hệ với chính quyền địa phương để tổ chức xét xử lưu động
Do yêu cầu tuyên truyền pháp luật mà Toà án tiến hành xét xử tại địa phương nơi cư trú của bị cáo hoặc nơi bị cáo thực hiện hành vi phạm tội. Vì vậy, Thư ký Toà án phải liên hệ với chính quyền địa phương nơi sẽ mở phiên toà về các vấn đề sau:
- Chuẩn bị, bố trí địa điểm xét xử;
- Công tác bảo vệ phiên toà;
- Phương tiện phục vụ cho xét xử;
- Thực hiện các công việc khác được phân công phục vụ xét xử lưu động.
Ngoài ra, Thư ký cũng có thể được giao dự thảo phần đầu bản án khi Thẩm phán yêu cầu.
2.6. Nhiệm vụ của thư ký tại phiên toà sơ thẩm.
+ Trong ngày mở phiên toà: Thư ký phiên toà phải đến trước khoảng 30 phút để kiểm tra trật tự, vệ sinh, thiết bị phòng xử án. Nếu có gì sai sót hoặc chưa hợp lý cần được khắc phục ngay.
+ Kiểm tra các nội dung khác của thư ký phiên toà như: tác phong, trang phục, giấy bút…
+ Quản lý hồ sơ và mang hồ sơ đến Hội trường xử án: Khi được Hội đồng xét xử giao nhiệm vụ, Thư ký Toà án phải mang hồ sơ đến phòng xét xử và xếp ngay ngắn trên bàn. Đặc biệt đối với việc xét xử lưu động hoặc đối với các vụ án lớn, hồ sơ nhiều cần thực hiện tốt việc quản lý, bảo mật hồ sơ.
+ Phổ biến nội quy phiên toà: Nội quy phiên toà phải được đọc rõ ràng, đầy đủ và nghiêm túc các nội dung được quy định tại Điều 197 Bộ luật tố tụng hình sự. Trong trường hợp vụ án có đông người tham gia hoặc có khả năng gây mất trật tự thì phổ biến nhiều lần để những người tham dự phiên toà hiểu và thực hiện đúng.
+ Kiểm tra sự có mặt của bị cáo và những người tham gia tố tụng khác bằng việc thu giấy triệu tập của họ kết hợp với việc kiểm tra giấy tờ tuỳ thân (Giấy chứng minh nhân dân, Giấy chứng minh quân nhân... Hộ chiếu phổ thông). Trường hợp có người có giấy triệu tập đến phiên toà nhưng vắng mặt thì Thư ký Toà án phải báo cáo ngay với chủ toạ phiên toà trước khi khai mạc để Hội đồng xét xử dự kiến biện pháp xử lý trước.
+ Hướng dẫn những người tham gia tố tụng ngồi đúng vị trí của mình.
+ Tiếp nhận những giấy tờ có liên quan đến vụ án hoặc yêu cầu bổ sung của những người tham gia tố tụng để trình Hội đồng xét xử.
+ Quan hệ chặt chẽ với lực lượng bảo vệ, dẫn giải để duy trì kỷ luật phiên toà cũng như giải quyết các vấn đề nảy sinh theo yêu cầu của Hội đồng xét xử.
+ Yêu cầu mọi người đứng dậy khi Hội đồng xét xử vào phòng xử án.
+ Báo cáo danh sách những người tham gia tố tụng tại phiên toà, lý do vắng mặt của những người đã được triệu tập cho Hội đồng xét xử.
Sau khi Chủ toạ phiên toà đọc Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký phiên toà báo cáo danh sách những người được triệu tập đã có mặt, vắng mặt và lý do vắng mặt của từng người.
Khi báo cáo, Thư ký phiên toà phải sử dụng đúng ngôn ngữ phiên toà như: “Báo cáo Hội đồng xét xử...” không được nói “Báo cáo Chủ toạ phiên toà” hay “Báo cáo chú... Báo cáo anh...”
+ Ghi biên bản phiên toà:
Biên bản phiên toà phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm mở phiên toà và mọi diễn biến tại phiên toà: từ khi khai mạc phiên toà cho đến khi tuyên án. Tất cả những câu hỏi của người hỏi (Thẩm phán, Hội thẩm, Kiểm sát viên, Luật sư…) và những câu trả lời hoặc không trả lời, cũng như trạng thái của người được hỏi (bị cáo và những người tham gia tố tụng khác) đều được ghi đầy đủ và chính xác vào biên bản.
Sau khi kết thúc phiên toà, chủ toạ phiên toà phải kiểm tra lại biên bản và cùng với Thư ký Toà án ký vào biên bản đó. Khi có một trong những người quy định tại khoản 4 Điều 200 của Bộ luật tố tụng hình sự có yêu cầu được xem biên bản phiên toà, thì Chủ toạ phiên toà phải cho phép họ xem biên bản phiên toà. Nếu họ có yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản phiên toà, thì Thư ký Toà án phải ghi những sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu của họ. Không được tẩy xoá, sửa chữa trực tiếp vào những vấn đề đã ghi mà ghi những sửa đổi, bổ sung tiếp vào biên bản phiên toà. Người nào được quy định tại khoản 4 Điều 200 của Bộ luật tố tụng hình sự có yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản phiên toà thì ghi tư cách tiến hành tố tụng hoặc tham gia tố tụng và họ tên của người đó. Tiếp theo ghi những vấn đề được ghi trong biên bản phiên toà có yêu cầu sửa đổi, bổ sung và những sửa đổi, bổ sung cụ thể. Nếu có nhiều người yêu cầu thì ghi thứ tự từng người một. Sau đó người có yêu cầu phải ký xác nhận về phần được sửa đổi, bổ sung.
2.7. Sau khi kết thúc phiên toà
a) Kiểm tra biên bản phiên toà
Biên bản phiên toà phải được ghi đầy đủ, rõ ràng theo đúng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 200 Bộ luật tố tụng hình sự, sau khi kết thúc phiên toà Chủ toạ phiên toà phải kiểm tra và cùng với Thư ký ký vào biên bản đó.
Chủ toạ có quyền yêu cầu thư ký phiên toà sửa đổi, bổ sung những điểm ghi không chính xác hoặc ghi không đầy đủ trong biên bản phiên toà. Nếu không nhất trí với chủ toạ thì có quyền ghi ý kiến bảo lưu của mình trong biên bản đó. Sau khi chủ toạ ký xác nhận vào biên bản, Thư ký phiên toà phải đến văn thư đóng dấu vào nơi có chữ ký của chủ toạ phiên toà.
Bị cáo và những người tham gia tố tụng khác được xem biên bản phiên toà, có quyền yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản phiên toà và ký xác nhận. Khi những người này yêu cầu, Thư ký phiên toà phải báo cáo với chủ toạ để họ được thực hiện quyền đó theo quy định của pháp luật.
b) Vào sổ kết quả xét xử và làm các thủ tục khác để hoàn thành thủ tục phát hành bản án
Thư ký Toà án có trách nhiệm vào sổ kết quả, lấy số bản án, đưa bản án đi đánh máy, kiểm tra, soát xét bản án đã đánh máy xong, chuyển bản án cho Thẩm phán ký, đóng dấu bản án.
c) Giao bản án
Việc giao bản án được thực hiện theo đúng thời hạn, thành phần được nhận, thủ tục giao nhận được quy định Điều 229 Bộ luật tố tụng hình sự..
Việc giao bản án trong Bộ luật tố tụng hình sự chỉ ghi chung chung là nhiệm vụ của Toà án, nhưng trong thực tế nếu bản án được giao trực tiếp thì thường là Thư ký Toà án phải làm nhiệm vụ này. Vì vậy, nếu bị cáo bị xử vắng mặt theo điểm a hoặc điểm b khoản 2 Điều 187 của Bộ luật tố tụng hình sự thì trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày tuyên án, bản án phải được niêm yết tại trụ sở chính quyền xã, phường, thị trấn nơi cư trú hoặc nơi làm việc cuối cùng của bị cáo. Việc niêm yết phải được lập văn bản có xác nhận của người có quyền ký tên và được đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Người bị hại, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án hoặc người đại diện hợp pháp của họ có quyền yêu cầu Toà án cấp trích lục bản án hoặc bản sao bản án, chứ không bắt buộc phải gửi. Nếu đương sự có yêu cầu thì gửi.
d) Nhận đơn kháng cáo và lập thủ tục kháng cáo, kháng nghị
Sau khi xét xử sơ thẩm, vụ án có thể bị kháng cáo, kháng nghị. Trường hợp có kháng cáo, kháng nghị Thư ký có nhiệm vụ như sau:
- Kiểm tra hình thức, nội dung và thời hạn đơn kháng cáo có đúng quy định khụng và trình Thẩm phán chủ toạ phiên toà xử lý.
- Trường hợp chấp nhận đơn kháng cáo thì làm các thủ tục về thông báo kháng cáo.
- Sắp xếp lại hồ sơ của vụ án, kiểm tra lại các bút lục và chuyển hồ sơ cho Toà án cấp phúc thẩm xét xử phúc thẩm.
Một số vấn đề cần lưu ý khi xử lý việc kháng cáo:
- Sau khi nhận được đơn kháng cáo, Toà án cấp sơ thẩm phải vào sổ nhận đơn và kiểm tra người làm đơn kháng cáo có thuộc chủ thể có quyền kháng cáo và nội dung kháng cáo có thuộc giới hạn của việc kháng cáo được quy định tại Điều 231 của Bộ luật tố tụng hình sự và được hướng dẫn tại mục 1 Phần I của Nghị quyết 05/2005 HĐTP TANDTC ngày 08 tháng 12 năm 2005 của Hội đồng Thẩm phán toà án nhân dân tối cao?
- Khi bản án hoặc quyết định sơ thẩm chưa có hiệu lực pháp luật bị kháng cáo hoặc kháng nghị theo quy định tại Điều 231 và Điều 232 Bộ luật tố tụng hình sự thì Toà án phải có trách nhiệm thông báo việc kháng cáo, kháng nghị cho Viện kiểm sát và những người tham gia tố tụng khác biết về việc kháng cáo, kháng nghị đó. Thư ký Toà án phải chuẩn bị hồ sơ để gửi cho Toà án có thẩm quyền xét xử phúc thẩm trong thời hạn 7 ngày tính từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị.
- Việc kháng cáo quá hạn có thể được chấp nhận, nếu có lý do chính đáng. Vì vậy, Thư ký Toà án phải gửi đơn kháng cáo quá hạn lên Toà án có thẩm quyền xét xử phúc thẩm. Khi nhận được quyết định của Toà án cấp phúc thẩm có thẩm quyền về việc chấp nhận đơn kháng cáo quá hạn thì Thư ký Toà án làm thủ tục về việc kháng cáo và chuẩn bị Hồ sơ vụ án gửi cho Toà án cấp phúc thẩm.
- Khi thực hiện thông báo về việc kháng cáo, kháng nghị, Toà án cấp sơ thẩm không phải thông báo về việc kháng cáo cho chính người đã kháng cáo và cũng không phải thông báo về việc kháng nghị cho Viện kiểm sát đã kháng nghị. Đối với những người tham gia tố tụng khác thì Toà án cấp sơ thẩm phải thông báo cho họ, nếu việc xét xử phúc thẩm vụ án do có kháng cáo, kháng nghị có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của họ.
- Trong trường hợp người được thông báo về việc kháng cáo, kháng nghị gửi văn bản nêu ý kiến của mình về nội dung kháng cáo, kháng nghị cho Toà án cấp phúc thẩm, thì văn bản đó phải được lưu vào hồ sơ vụ án. Trường hợp người được thông báo gửi cho Toà án cấp sơ thẩm mà hồ sơ vụ án chưa gửi cho Toà án cấp phúc thẩm, thì Toà án cấp sơ thẩm gửi cùng hồ sơ vụ án cho Toà án cấp phúc thẩm; nếu hồ sơ vụ án đã gửi cho Toà án cấp phúc thẩm, thì Toà án cấp sơ thẩm phải gửi văn bản đó cho Toà án cấp phúc thẩm để đưa vào hồ sơ vụ án.
- Trong trường hợp Viện kiểm sát kháng nghị bản án hoặc quyết định sơ thẩm mà đã gửi kháng nghị cho bị cáo và đương sự có liên quan đến kháng nghị, thì Toà án cấp sơ thẩm không phải thông báo cho họ. Nếu Viện kiểm sát gửi cho Toà án cấp sơ thẩm các bản kháng nghị để gửi cho bị cáo và đương sự có liên quan đến kháng nghị, thì Toà án cấp sơ thẩm gửi kháng nghị đó cho họ thay cho việc thông báo. Nếu Viện kiểm sát chỉ gửi kháng nghị cho Toà án cấp sơ thẩm, thì Toà án cấp sơ thẩm thông báo việc kháng nghị cho bị cáo và đương sự bằng văn bản.
- Khi bản án hoặc quyết định sơ thẩm có hiệu lực pháp luật, Thư ký Toà án phải hoàn chỉnh hồ sơ để giao cho bộ phận lưu trữ.
Việc giao nhận hồ sơ cho Toà án cấp phúc thẩm cũng như cho bộ phận lưu trữ, Thư ký Toà án cũng phải thận trọng, tỉ mỉ và phải lập biên bản có ký nhận về sự giao nhận đó.
III. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG QUÁ TRÌNH XÉT XỬ PHÚC THẨM VỤ ÁN HÌNH SỰ
Nhìn chung nhiệm vụ của Thư ký Toà án cấp phúc thẩm cũng tương tự như nhiệm vụ của Thư ký Toà án tại phiên toà sơ thẩm.
1. Nhận hồ sơ và thụ lý vụ án do Toà án cấp sơ thẩm chuyển đến
Việc nhận hồ sơ do Toà án cấp sơ thẩm chuyển đến được thực hiện bằng hai phương thức: Giao nhận trực tiếp và nhận qua bưu điện. Việc giao nhận hồ sơ trực tiếp hiện tại các Toà án thực hiện không giống nhau. Có Toà án do bộ phận văn thư của cơ quan Toà án đảm nhiệm, nhưng có Toà án giao cho Văn thư của Toà chuyên trách tiếp nhận (Toà Hình sự, Toà dân sự …). Tuy nhiên yêu cầu chung của việc giao nhận hồ sơ vụ án là phải kiểm tra các tài liệu, bút lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận cụ thể và đúng quy định. Sau khi nhận hồ sơ Thư ký phải vào sổ thụ lý phúc thẩm và chuyển hồ sơ cho Chánh án hoặc chánh Toà phúc thẩm phân công Thẩm phán chủ toạ phiên toà.
Khi nhận hồ sơ Thư ký Toà án cấp phúc thẩm cần ch ý một số vấn đề sau đây:
a) Xác định thời điểm bắt đầu của việc kháng cáo, kháng nghị (quy định tại Điều 234 của Bộ luật tố tụng hình sự)
- Kiểm tra tính hợp pháp của kháng cáo, kháng nghị; tư cách của người kháng cáo, thẩm quyền của người kháng nghị cũng như thời hạn kháng cáo,
Thời điểm bắt đầu tính thời hạn kháng cáo, kháng nghị là ngày tiếp theo của ngày được xác định. Ngày được xác định là ngày Toà án tuyên án hoặc ra quyết định trong trường hợp Viện kiểm sát, bị cáo, đương sự có mặt tại phiên toà hoặc là ngày bản án, quyết định được giao hoặc được niêm yết trong trường hợp bị cáo, đương sự vắng mặt tại phiên toà.
Ví dụ: Ngày 10/10/2005 Toà án xét xử sơ thẩm vụ án hình sự có mặt bị cáo B và cùng ngày tuyên án đối với bị cáo B. Trong trường hợp này ngày được xác định là ngày 10/10/2005 và thời điểm bắt đầu tính thời hạn kháng cáo mười lăm ngày (đối với bị cáo B), thời hạn kháng nghị mười lăm ngày (đối với Viện kiểm sát cùng cấp), ba mươi ngày (đối với Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp) là ngày 11/10/2005.
Trong trường hợp ngay trong ngày Toà án tuyên án hoặc ra quyết định mà bị cáo, đương sự có mặt tại phiên toà có đơn kháng cáo ngay, thì Toà án cấp sơ thẩm nhận đơn kháng cáo theo thủ tục chung.
Thời điểm kết thúc thời hạn kháng cáo, kháng nghị là thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn. Nếu ngày cuối cùng của thời hạn là ngày nghỉ cuối tuần (thứ bảy, chủ nhật) hoặc ngày nghỉ lễ, thì thời hạn kết thúc tại thời điểm kết thúc ngày làm việc đầu tiên tiếp theo ngày nghỉ đó. Thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn vào lúc hai mươi tư giờ của ngày đó.
Ví dụ: Trong ví dụ nêu trên tại thì thời hạn kháng cáo mười lăm ngày được tính bắt đầu từ ngày 11/10/2005. Theo quy định tại Điều 96 của Bộ luật tố tụng hình sự thì thời hạn kháng cáo mười lăm ngày (đối với bị cáo B) kết thúc vào lúc hai mươi tư giờ ngày 25/10/2005 (nếu không đúng vào ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ lễ).
b) Xác định ngày kháng cáo
Trong trường hợp đơn kháng cáo gửi qua bưu điện thì ngày kháng cáo là ngày bưu điện nơi gửi đóng dấu ở phong bì; do đó, khi nhận đơn kháng cáo gửi qua bưu điện, Toà án phải kiểm tra ngày đóng dấu trên phong bì và lưu phong bì cùng với đơn kháng cáo để xác định ngày kháng cáo.
Trong trường hợp đơn kháng cáo gửi qua Ban giám thị trại tạm giam, thì ngày kháng cáo là ngày Ban giám thị trại tạm giam nhận được đơn. Nếu Ban giám thị trại tạm giam không ghi ngày nhận được đơn kháng cáo, thì Toà án yêu cầu Ban giám thị trại tạm giam xác nhận ngày nhận đơn đó để xác định ngày kháng cáo.
Trong trường hợp người kháng cáo đến nộp đơn kháng cáo tại Toà án hoặc trong trường hợp họ đến Toà án cấp sơ thẩm trình bày trực tiếp về việc kháng cáo, thì ngày kháng cáo là ngày Toà án nhận đơn hoặc là ngày Toà án lập biên bản về việc kháng cáo.
Khi nhận hồ sơ phải kiểm tra các tài liệu trong hồ sơ có đủ như bản kê tài liệu hay không; kiểm tra các vật chứng kèm theo hồ sơ.
c) Kiểm tra tính hợp pháp của kháng cáo, kháng nghị
Xem xét tính hợp pháp của việc kháng cáo, kháng nghị là việc làm hết sức quan trọng. Đây là công việc của Thẩm phán nhưng nếu được giao nhiệm vụ Thư ký Toà án cần phải biết để tham mưu cho Thẩm phán.
Kiểm tra tính hợp pháp của việc kháng cáo, kháng nghị là việc kiểm tra tư cách của người kháng cáo, thẩm quyền của người kháng nghị cũng như thời hạn kháng cáo, kháng nghị có đúng quy định tại các điều 231, 232, 233, 234, 235 và 237 của Bộ luật tố tụng hình sự được hướng dẫn cụ thể tại Phần 1 mục 1, 2, 3, 4 và mục 5 Nghị quyết số 05/2005 HĐTP TANDTC ngày 08 tháng 12 năm 2005 của Hội đồng Thẩm phán toà án nhân dân tối cao.
d) Bổ sung, thay đổi, rút kháng cáo, kháng nghị (Điều 238 Bộ luật tố tụng hình sự)
Trường hợp bổ sung, thay đổi kháng cáo kháng nghị:
- Trong trường hợp vẫn còn thời hạn kháng cáo, kháng nghị quy định tại Điều 234 của Bộ luật tố tụng hình sự, thì người kháng cáo, Viện kiểm sát đã kháng nghị có quyền bổ sung, thay đổi nội dung kháng cáo, kháng nghị đối với phần hoặc toàn bộ bản án mà mình có quyền kháng cáo, kháng nghị theo hướng có lợi hoặc không có lợi cho bị cáo.
Trong trường hợp người kháng cáo, Viện kiểm sát đã rút một phần hoặc toàn bộ kháng cáo, kháng nghị nhưng sau đó có kháng cáo, kháng nghị lại mà vẫn còn trong thời hạn kháng cáo, kháng nghị, thì vẫn được chấp nhận để xét xử phúc thẩm theo thủ tục chung.
- Trong trường hợp đã hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị theo quy định tại Điều 234 của Bộ luật tố tụng hình sự, thì trước khi bắt đầu hoặc tại phiên toà phúc thẩm, người kháng cáo, Viện kiểm sát đã kháng nghị có quyền bổ sung, thay đổi nội dung kháng cáo, kháng nghị, nhưng không được làm xấu hơn tình trạng của bị cáo.
Trường hợp rút kháng cáo, kháng nghị:
- Trong trường hợp người kháng cáo và Viện kiểm sát rút toàn bộ kháng cáo, kháng nghị trước khi bắt đầu hoặc tại phiên toà (trong vụ án không còn có kháng cáo và kháng nghị), thì việc xét xử phúc thẩm phải được đình chỉ. Trước khi mở phiên toà việc ra quyết định đình chỉ xét xử phúc thẩm do Thẩm phán được phân công Chủ toạ phiên toà thực hiện, còn tại phiên toà do Hội đồng xét xử thực hiện. Bản án sơ thẩm có hiệu lực pháp luật kể từ ngày Toà án cấp phúc thẩm ra quyết định đình chỉ xét xử phúc thẩm.
- Trong trường hợp người kháng cáo rút một phần trong kháng cáo của mình hoặc có nhiều người kháng cáo, nhưng có người rút kháng cáo, có người không rút kháng cáo, Viện kiểm sát rút một phần kháng nghị trong kháng nghị của mình, thì cần phân biệt như sau:
+ Trường hợp rút trước khi mở phiên toà, thì việc rút kháng cáo, kháng nghị đó phải được làm thành văn bản. Trường hợp người kháng cáo trực tiếp đến Toà án rút kháng cáo, thì Toà án cấp phúc thẩm yêu cầu người kháng cáo phải làm thành văn bản hoặc phải lập biên bản về việc rút kháng cáo theo quy định tại Điều 95 của Bộ luật tố tụng hình sự. Văn bản rút kháng cáo, kháng nghị và biên bản về việc rút kháng cáo phải được lưu vào hồ sơ vụ án. Phần kháng cáo, kháng nghị đã bị rút được coi như không có kháng cáo, kháng nghị. Toà án cấp phúc thẩm thông báo bằng văn bản về việc rút kháng cáo, kháng nghị đó theo quy định tại khoản 1 Điều 236 của Bộ luật tố tụng hình sự và hướng dẫn tại tiểu mục 6.1 mục 6 Phần I của Nghị quyết số 05/2005 HĐTP TANDTC ngày 08 tháng 12 năm 2005 của Hội đồng Thẩm phán toà án nhân dân tối cao, đồng thời tiến hành các công việc do Bộ luật tố tụng hình sự quy định để mở phiên toà xét xử phúc thẩm vụ án đối với phần kháng cáo, kháng nghị còn lại theo thủ tục chung.
+ Trường hợp rút tại phiên toà, thì việc rút kháng cáo, kháng nghị đó phải được ghi vào biên bản phiên toà. Toà án cấp phúc thẩm tiếp tục xét xử phúc thẩm vụ án theo thủ tục chung đối với phần kháng cáo, kháng nghị còn lại.
+ Khi xét xử phúc thẩm, Toà án cấp phúc thẩm có quyền xem xét
đối với các phần có kháng cáo, kháng nghị đã bị rút mà không có liên quan đến phần kháng cáo, kháng nghị còn lại theo quy định tại Điều 241 và khoản 2 Điều 249 của Bộ luật tố tụng hình sự. Nếu Toà án cấp phúc thẩm không xem xét các phần có kháng cáo, kháng nghị đã bị rút, thì những phần của bản án hoặc quyết định sơ thẩm có hiệu lực pháp luật kể từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị.
e) Kiểm tra và đề xuất với Thẩm phán được phân công chủ toạ phiên toà về việc áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn
Trong trường hợp Thư ký Toà án được giao nhiệm vụ giúp Thẩm phán thực hiện nhiệm vụ này thì phải căn cứ vào quy định của pháp luật để xem xét một cách khoa học và chu đáo.
Đối với bị cáo bị tạm giam thì thời hạn tạm giam không được quá thời hạn chuẩn bị xét xử quy định tại Điều 242 Bộ luật tố tụng hình sự.
Nghị quyết số 04/2004/NQ-HĐTP ngày 05 tháng 11 năm 2004 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định trong Phần thứ ba “Xét xử sơ thẩm” của Bộ luật tố tụng hình sự năm 2003 đã hướng dẫn cụ thể áp dụng biện pháp tạm giam. Đối với bị cáo đang bị tạm giam mà đến ngày mở phiên toà, thời hạn tạm giam đã hết, nếu xét thấy cần tiếp tục tạm giam để hoàn thành việc xét xử, Thư ký Toà án phải báo cáo với Thẩm phán để ra lệnh gia hạn tạm giam cho đến khi kết thúc phiên toà.
2. Nhiệm vụ của Thư ký trong giai đoạn chuẩn bị xét xử phúc thẩm
- Sau khi nghiên cứu hồ sơ vụ án, Thẩm phán có thể giao cho Thư ký Toà án soạn thảo các văn bản cần thiết như:
+ Quyết định áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn;
+ Lệnh trích xuất bị cáo;
+ Giấy triệu tập những người tham gia phiên Toà;
+ Gửi hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nghiên cứu;
+ Chuyển hồ sơ cho VKSND cùng cấp nghiên cứu để tham gia phiên toà phúc thẩm và nhận lại hồ sơ do Viện kiểm sát giao trả;
+ Gửi giấy triệu tập cho những người tham gia tố tụng;
Thẩm phán đã lên lịch xét xử, xác định những người cần triệu tập đến phiên toà, Thư ký Toà án viết giấy triệu tập để Thẩm phán ký rồi làm thủ tục gửi giấy triệu tập cho những người tham gia tố tụng.
+ Cấp Giấy chứng nhận cho Luật sư;
+ Mời người bào chữa (nếu vụ án Toà án chỉ định người bào chữa);
+ Gửi giấy mời người bào chữa cho bị cáo (Trong trường hợp Toà án cần chỉ định người bào chữa theo quy định của Pháp luật thì Thẩm phán ký giấy gửi Đoàn luật sư, Thư ký Toà án mời người bào chữa đến thực hiện việc bào chữa);
+ Gửi giấy mời Hội thẩm nhân dân (Trong trường hợp cần thiết theo quy định của BLTTHS, Thẩm phán quyết định việc xét xử phải có Hội thẩm nhân dân tham gia thì Thư ký Toà án mời Hội thẩm nhân dân);
+ Chuẩn bị hồ sơ mang đi phiên toà (Đối với phiên toà xét xử lưu động hoặc các Toà phúc thẩm của Toà án nhân dân tối cao);
+ Làm các công việc cần thiết cho việc chuẩn bị xét xử: liên hệ để chuẩn bị địa điểm, nơi ăn, ở, biện pháp bảo vệ, tạm ứng tiền để thanh toán các chi phí hoạt động tố tụng do pháp luật quy định;
3. Nhiệm vụ của Thư ký tại phiên toà phúc thẩm vụ án hình sự
Nhiệm vụ của Thư ký Toà án tại phiên toà phúc thẩm được thực hiện giống như của Thư ký Toà án tại phiên toà sơ thẩm: Bố trí, sắp xếp chỗ ngồi, kiểm tra thành phần triệu tập, phổ biến nội quy phiên toà, ghi biên bản phiên toà… (xem chi tiết Mục 2.6 phần II trên).
Tuy nhiên, có một số điểm khác với nhiệm vụ của Thư ký Toà án sau phiên toà sơ thẩm là:
+ Giao bản án và quyết định phúc thẩm;
Bản án và quyết định phúc thẩm có hiệu lực thi hành ngay, vì vậy Thư ký Toà án cần nhanh chóng ghi số bản án, đưa đi đánh máy, để Thẩm phán chủ toạ phiên toà ký, đóng dấu và làm các thủ tục cần thiết gửi cho các đối tượng sau:
Theo quy định tại Điều 254 Bộ luật tố tụng hình sự, thì trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày tuyên án hoặc kể từ ngày ra quyết định, Toà án cấp phúc thẩm phải gửi bản án hoặc quyết định phúc thẩm cho người kháng nghị, Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan Công an nơi đã xử sơ thẩm, người đã kháng cáo, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc kháng cáo, kháng nghị hoặc người đại diện hợp pháp của họ, Cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền trong trường hợp bản án phúc thẩm có tuyên hình phạt tiền, tịch thu tài sản và quyết định dân sự; thông báo bằng văn bản cho chính quyền xã, phường, thị trấn hoặc cơ quan, tổ chức nơi bị cáo cư trú hoặc làm việc. Trong trường hợp Toà phúc thẩm Toà án nhân dân tối cao xử phúc thẩm thì thời hạn này có thể dài hơn nhưng không quá hai mươi lăm ngày.
Người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án hoặc người đại diện hợp pháp của họ có quyền yêu cầu Toà án cấp trích lục bản án hoặc bản sao bản án.
+ Sắp xếp hồ sơ giao cho bộ phận lưu trữ;
+ Gửi bản án và hồ sơ vụ án cho Toà án cấp sơ thẩm hoặc Viện kiểm sát (Trong trường hợp Toà án cấp phúc thẩm huỷ Bản án, quyết định sơ thẩm để điều tra lại hoặc xét xử lại). Thư ký Toà án khẩn trương chuẩn bị bản án, quyết định đã được đánh máy để Chủ toạ phiên toà và các thành viên Hội đồng xét xử ký, sau đó sắp xếp hồ sơ và trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày huỷ bản án sơ thẩm chuyển hồ sơ cho Toà án cấp sơ thẩm để giải quyết theo thủ tục chung (Điều 250 Bộ luật t� tụng hình sự).
* Chú ý: Vì bản án phúc thẩm có hiệu lực pháp luật ngay, nên khi kết thúc phiên toà, Thư ký Toà án phải làm ngay các thủ tục để hoàn thành bản án. Gửi ngay bản án đến trại giam để Giám thị trại giam căn cứ vào đó để trả tự do ngay cho bị cáo nếu thời gian tạm giam bằng thời gian hình phạt đã tuyên trong bản án hoặc bị cáo được áp dụng các hình phạt khác không phải là hình phạt giam giữ.
IV. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG QUÁ TRÌNH XÉT XỬ VỤ ÁN HÌNH SỰ THEO THỦ TỤC GIÁM ĐỐC THẨM, TÁI THẨM.
Theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự thì thủ tục tiến hành xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm đều áp dụng chung các điều 280, 281, 282, 283 Bộ luật tố tụng hình sự. Do đó, tuỳ từng cấp giám đốc thẩm, tái thẩm mà Thư ký phiên toà có thể là Thư ký Toà án, có thể là Thẩm tra viên. Dù là chức danh nào khi được phân công làm thư ký thì đều là người tiến hành tố tụng với tư cách là thư ký phiên toà.
Tuy nhiên cần phân biệt, nếu là Thẩm tra viên ở Toà án nhân dân cấp tỉnh, các Toà chuyên trách Toà án nhân dân tối cao là những người trực tiếp nghiên cứu hồ sơ vụ án, báo cáo đề xuất giải quyết vụ án theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm. Còn Thư ký Toà án thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm như Thư ký ở Toà án cấp sơ thẩm, phúc thẩm.
Thư ký Toà án tại Toà án cấp giám đốc thẩm, tái thẩm, có thể được giao các nhiệm vụ sau đây:
+ Nhận hồ sơ vụ án;
Khi nhận phải căn cứ vào bản kê danh mục tài liệu có trong hồ sơ để kiểm tra xem hồ sơ có đủ không.
+ Vào sổ thụ lý;
+ Chuyển hồ sơ đến Thẩm phán;
Sau khi đã có kháng nghị, theo quyết định của Chánh án hoặc Chánh toà Thư ký Toà án chuyển hồ sơ đến Thẩm phán được phân công nghiên cứu vụ án.
+ Giúp Thẩm phán một số công việc trong quá trình Thẩm phán nghiên cứu hồ sơ vụ án.
Thẩm phán nghiên cứu hồ sơ vụ án làm bản thuyết trình tóm tắt nội dung vụ án và các bản án, quyết định của các cấp Toà án, nội dung của kháng nghị. Thư ký Toà án giúp Thẩm phán gửi Bản thuyết trình cho các thành viên Hội đồng chậm nhất là 7 ngày trước ngày mở phiên toà giám đốc thẩm.
Trong trường hợp cần thiết, phải triệu tập người bị kết án, người bào chữa hoặc những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc kháng nghị tham gia phiên toà giám đốc thẩm thì Thẩm phán lập danh sách và Thư ký Toà án làm và gửi giấy triệu tập theo quy định chung (K2 Điều 292 Bộ luật tố tụng hình sự).
Thông báo cho Viện kiểm sát cùng cấp biết lịch phiên toà xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm để Viện kiểm sát tham gia phiên toà.
Tại phiên toà, Thư ký Toà án có nhiệm vụ ghi biên bản phiên toà.
1. Căn cứ pháp lý phát sinh, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Thư ký trong việc xét xử vụ án hình sự:
Theo quy định tại Điều 38 Bộ luật Tố tụng hình sự (BLTTHS), Chánh án quyết định phân công Thư ký tiến hành tố tụng đối với vụ án hình sự. Trên cơ sở đó phát sinh nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm với tư cách là người tiến hành tố tụng vụ án đó.
2. Các căn cứ chấm dứt nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Thư ký đối với việc giải quyết vụ án hình sự:
- Thuộc trường hợp phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi;
- Khi vụ án được giải quyết xong.
3. Về các trường hợp phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bi thay đổi:
- Thuộc các trường hợp quy định tại Điều 42 BLTTHS: thư ký đồng thời là người bị hại, nguyên đơn dân sự, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan vụ án, người đại diện hoặc là những người thân thích của những người tham gia tố tụng trong vụ án; hoặc đã tham gia với tư cách là người bào chữa, giám định, làm chứng, phiên dịch trong vụ án; hoặc có căn cứ rõ ràng khác để cho rằng họ không vô tư khi làm tiến hành tố tụng.
- Đã tiến hành tố tụng trong vụ án đó với tư cách là Kiểm sát viên, Điều tra viên, Thẩm phán hoặc Hội thẩm nhân dân.
4. Thẩm quyền và thủ tục thay đổi Thư ký
- Nếu có yêu cầu thay đổi Thư ký trước khi mở phiên toà do Chánh án quyết định;
- Nếu có yêu cầu thay đổi tại phiên toà thì do hội đồng xét xử quyết định.
II. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG QUÁ TRÌNH XÉT XỬ SƠ THẨM VỤ ÁN HÌNH SỰ
1. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Thư ký theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự (BLTTHS).
Theo quy định tại Điều 41 BLTTHS, khi được phân công tiến hành tố tụng vụ án hình sự, Thư ký có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Phổ biến nội quy phiên toà;
- Báo cáo với Hội đồng xét xử danh sách những người được triệu tập đến phiên toà;
- Ghi biên bản phiên toà;
- Tiến hành các hoạt động tố tụng khác thuộc thẩm quyền của Toà án theo sự phân công của Chánh án;
Thư ký Toà án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chánh án về những hành vi của mình.
2. Một số nhiệm vụ cụ thể của Thư ký Toà án trong quá trình thụ lý, xét xử sơ thẩm vụ án hình sự.
2.1. Nhận hồ sơ vụ án của Viện kiểm sát nhân dân
Khi kết thúc giai đoạn điều tra, hồ sơ của vụ án hình sự được các cơ quan điều tra hoàn tất và chuyển sang Viện kiểm sát. Qua nghiên cứu, Viện kiểm sát thấy rằng hành vi của các bị can là có tội, Viện kiểm sát ra quyết định truy tố (Cáo trạng) và chuyển hồ sơ sang Toà án có thẩm quyền để xét xử theo trình tự sơ thẩm. Trường hợp Viện kiểm sát giao hồ sơ trực tiếp thì tuỳ từng nơi, việc tổ chức, bố trí, phân công bộ phận tiếp nhận hồ sơ có khác nhau. Nhưng hầu hết các Toà án đều giao cho Thư ký trực tiếp nhận hồ sơ vụ án. Trường hợp hồ sơ vụ án gửi đến theo đường bưu điện thì Văn thư nhận và giao hồ sơ theo quy định chung về nhận công văn, giấy tờ (trong thực tế rất ít trường hợp giao hồ sơ qua đường bưu điện, chỉ có trường hợp chuyển hồ sơ cho Toà án có thẩm quyền ở khác tỉnh và không tiện đi lại...). Khi thực hiện nhiệm vụ này, Thư ký Toà án cần chú ý và làm tốt các công việc sau đây:
2.1.1. Kiểm tra các bút lục có trong hồ sơ vụ án
Đây là công việc quan trọng, bởi lẽ nếu không kiểm tra kỹ khi nhận hồ sơ mà để thiếu bút lục hoặc tài liệu trong vụ án thì việc giải quyết vụ án sẽ gặp rất nhiều khó khăn thậm chí không thể giải quyết được. Nếu đó là những tài liệu chứng cứ chứng minh có tội hoặc không có tội thì tính chất sai lệch hồ sơ vụ án càng lớn. Trách nhiệm pháp lý của người giao nhận càng cao.
Khi nhận hồ sơ vụ án do Viện kiểm sát chuyển đến, Thư ký Toà án cần kiểm tra đối chiếu bản kê tài liệu với các tài liệu có trong hồ sơ vụ án; kiểm tra bản cáo trạng đã được giao cho bị can theo đúng quy định tại đoạn 3 khoản 1 Điều 166 của BLTTHS hay chưa và xử lý như sau:
a) Nếu các tài liệu có trong hồ sơ vụ án chưa đầy đủ so với bản kê tài liệu hoặc bản cáo trạng chưa được giao cho bị can, thì phải lập biên bản và không nhận hồ sơ vụ án vì chưa đúng quy định của Bộ luật tố tụng hình sự.
b) Nếu các tài liệu có trong hồ sơ vụ án đã đầy đủ so với bản kê tài liệu và bản cáo trạng đã được giao cho bị can, thì ký nhận và vào sổ thụ lý hồ sơ vụ án.
2.1.2. Kiểm tra các vật chứng kèm theo vụ án
Theo quy định tại Điều 74 BLTTHS: “Vật chứng là những vật được dùng làm công cụ, phương tiện phạm tội, vật mang dấu vết tội phạm, vật là đối tượng của tội phạm cũng như tiền bạc và vật khác có giá trị chứng minh tội phạm và người phạm tội”. Vì vậy, khi nhận các vật chứng kèm hồ sơ vụ án hoặc các ảnh chụp, băng ghi hình ảnh, vật chứng Thư ký Toà án phải lập biên bản ghi rõ số lượng, tình trạng của vật chứng, ảnh chụp, băng hình. Việc bảo quản vật chứng phải làm đúng quy định tại khoản 2 Điều 75 Bộ luật tố tụng hình sự. Trên thực tế nhiều địa phương giao thẳng vật chứng cho cơ quan thi hành án, nếu không phải là vật chứng có ý nghĩa chứng minh tội phạm. Trong trường hợp này Thư ký Toà án phải kiểm tra xem trong hồ sơ có Biên bản giao nhận vật chứng không, nếu không có thì phải lập biên bản phản ảnh tình trạng đó và lưu vào hồ sơ vụ án để khi xét xử, Hội đồng xét xử xử lý chính xác trong bản án.
2.1.3. Kiểm tra thẩm quyền xét xử
Kiểm tra hồ sơ vụ án để xác định vụ án có đúng thẩm quyền xét xử của Toà án mình hay không là việc làm trước tiên và quan trọng. Đây là nhiệm vụ của Chánh án, Phó chánh án hoặc Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án. Tuy nhiên, Thư ký Toà án cũng cần phải kiểm tra nắm vững để trong trường hợp được giao thì có thể làm tốt việc tham mưu cho Thẩm phán, Lãnh đạo xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
Khi phát hiện vụ án không thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án mình, thì Thư ký Toà án phải báo cáo Chánh án hoặc Phó chánh án (nếu chưa phân công Thẩm phán giải quyết) để quyết định hoàn trả hồ sơ cho Viện kiểm sát, chuyển cho Toà án có thẩm quyền giải quyết. Do đó, các bước tiếp theo của việc nghiên cứu hồ sơ sẽ không cần thiết.
Khi kiểm tra xác định thẩm quyền xét xử của Toà án, Thư ký Toà án cần căn cứ vào các quy định về thẩm quyền được quy định tại các Điều 170, 171, 172 và 173 Bộ luật tố tụng hình sự (Thẩm quyền của Toà án các cấp, Thẩm quyền theo lãnh thổ…).
2.2. Thụ lý vụ án
Thụ lý vụ án được thực hiện ngay sau khi Thư ký Toà án đã hoàn tất các bước kể trên (Trong Bộ luật tố tụng hình sự cũng như trong NQ số 04/2004/NQ-HĐTP ngày 05/11/2004 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao không quy định thời hạn thụ lý vụ án. Tuy nhiên việc thụ lý phải được thực hiện ngay sau khi nhận hồ sơ vụ án).
Trong sổ thụ lý, Thư ký Toà án phải thể hiện:
+ Đầy đủ: Phải ghi đầy đủ các nội dung mà sổ thụ lý yêu cầu (các cột mục theo mẫu), chữ viết phải ngay ngắn, rõ ràng.
+ Kịp thời: Phải vào sổ thụ lý ngay trong ngày nhận hồ sơ. Trường hợp không vào sổ thụ lý kịp để chậm lại ngày hôm sau, nhưng vẫn phải ghi ngày thụ lý từ ngày nhận hồ sơ.
- Kiểm tra có hay không việc áp dụng các biện pháp ngăn chặn.
- Kiểm tra lệnh tạm giam và báo cáo đề xuất với người có thẩm quyền ra lệnh tạm giam mới nếu thời hạn tạm giam đã hết.
Sau khi hồ sơ vụ án đã được thụ lý, Thư ký Toà án báo cáo Chánh án Toà án để Chánh án phân công Thẩm phán làm chủ toạ phiên toà.
2.3. Giai đoạn chuẩn bị xét xử
Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, Thư ký Toà án có thể được Thẩm phán giao thực hiện một số công việc sau đây:
- Thẩm phán lập danh sách những người cần được triệu tập đến phiên toà trong sổ triệu tập phiên toà, Thư ký Toà án làm các giấy tờ triệu tập theo yêu cầu của Thẩm phán.
- Giúp Thẩm phán soạn thảo các loại văn bản tố tụng phục vụ cho các hoạt động tố tụng.
Sau khi được Chánh án hoặc Chánh Toà phân công làm Chủ toạ, Thẩm phán nhận và nghiên cứu hồ sơ, giải quyết việc áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn theo quyền hạn của mình; giải quyết các khiếu nại của những người tham gia tố tụng và tiến hành những công việc khác cần thiết cho việc mở phiên toà. Thẩm phán có thể giao cho Thư ký Toà án soạn thảo một số văn bản như:
+ Quyết định chuyển vụ án;
+ Quyết định đưa vụ án ra xét xử;
+ Quyết định trả hồ sơ để điều tra bổ sung;
+ Quyết định tạm đình chỉ vụ án, đình chỉ vụ án;
+ Quyết định áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn;
+ Quyết định trưng cầu giám định…
Nội dung các quyết định trên phải theo đúng quy định tại các Điều 177, 178, 179, 180 Bộ luật tố tụng hình sự. Thư ký Toà án cần phải thận trọng, tránh việc nhầm mẫu của loại án này dùng cho loại án khác.
+ Làm lệnh trích xuất và liên hệ trại tạm giam để yêu cầu trích xuất bị cáo ra Toà xét xử theo quyết định đưa vụ án ra xét xử, nếu là bị cáo tạm giam.
2.4. Giao các văn bản
Việc giao các quyết định của Toà án được thực hiện bằng hai phương thức: giao trực tiếp cho người nhận và gửi qua bưu điện. Trong trường hợp giao trực tiếp thì Thư ký được phân công tiến hành tố tụng phải thực hiện nhiệm vụ này.
Việc giao, gửi các quyết định của Toà án phải được tiến hành theo đúng quy định tại Điều 182 Bộ luật tố tụng hình sự. Cụ thể là:
+ Quyết định đưa vụ án ra xét xử được giao cho bị cáo, người đại diện hợp pháp của họ và người bào chữa, chậm nhất là 10 ngày trước khi mở phiên toà;
Trong trường hợp xét xử vắng mặt bị cáo thì quyết định đưa vụ án ra xét xử và bản cáo trạng được giao cho người bào chữa hoặc người đại diện hợp pháp của bị cáo; quyết định đưa vụ án ra xét xử còn phải được niêm yết tại trụ sở chính quyền xã, phường, thị trấn nơi cư trú hoặc nơi làm việc cuối cùng của bị cáo.
+ Các quyết định của Toà án về tạm đình chỉ hoặc đình chỉ vụ án phải được giao cho bị cáo, người bào chữa, người bị hại, người đại diện hợp pháp của bị cáo; những người khác tham gia tố tụng thì được gửi giấy báo;
+ Quyết định đưa vụ án ra xét xử, quyết định đình chỉ, tạm đình chỉ vụ án phải được giao ngay cho Viện kiểm sát cùng cấp;
+ Quyết định áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn phải được gửi ngay cho bị can, bị cáo, Viện kiểm sát cùng cấp, trại tạm giam nơi bị can, bị cáo đang bị tạm giam.
2.5. Liên hệ, mời những người tiến hành hoặc tham gia tố tụng khác
a) Hội thẩm nhân dân
Căn cứ quyết định phân công số Hội thẩm nhân dân tham gia xử vụ án, Thư ký Toà án liên hệ và mời Hội thẩm nghiên cứu hồ sơ và xét xử.
Bố trí thời gian, địa điểm để Hội thẩm nghiên cứu trước hồ sơ vụ án.
Giao hồ sơ vụ án để Hội thẩm nghiên cứu.
Thư ký Toà án cần chú ý lập biên bản khi bàn giao hồ sơ, yêu cầu Hội thẩm nhân dân kiểm tra các tài liệu trong hồ sơ và ký nhận đầy đủ. Bố trí để Hội thẩm nghiên cứu hồ sơ ngay tại trụ sở Toà án. Khi nhận lại hồ sơ cũng thực hiện việc như khi giao. Không để Hội thẩm mang hồ sơ về nhà, làm như vậy không những tránh được sự thất lạc, mất mát hồ sơ mà phải thực hiện đúng các quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ.
b) Luật sư bào chữa
Bị cáo hoặc người đại diện hợp pháp của họ có quyền lựa chọn người bào chữa. Trong các trường hợp sau đây nếu bị cáo hoặc người đại diện hợp pháp của họ không mời người bào chữa, thì Toà án phải mời người bào chữa cho họ.
* Bị cáo phạm tội theo khung hình phạt có mức cao nhất là tử hình được quy định tại Bộ luật hình sự.
* Bị cáo là người chưa thành niên, người có nhược điểm về thể chất hoặc tâm thần.
Trong trường hợp yêu cầu thay đổi người bào chữa của bị cáo là chính đáng thì Toà án phải mời người bào chữa khác. Nếu bị cáo từ chối thì phải lập biên bản về việc từ chối người bào chữa.
Toà án có trách nhiệm tạo điều kiện để người bào chữa thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật và khi được Thẩm phán giao nhiệm vụ, Thư ký phải kiểm tra thẻ luật sư, giấy giới thiệu (xem có khớp nhau không) và làm thủ tục cấp giấy Chứng nhận luật sư bào chữa cho bị cáo để trình Thẩm phán hoặc Lãnh đạo Toà án ký cấp giấy chứng nhận. Đối với những người không phải là Luật sư mà chỉ là Luật gia, bào chữa viên nhân dân thì phải được Mặt trận tổ quốc Việt Nam giới thiệu và bị cáo phải là thành viên của các tổ chức mặt trận đã giới thiệu.
c) Người phiên dịch
Trong trường hợp vụ án có người tham gia tố tụng không nói được tiếng Việt như người nước ngoài, người dân tộc ít người hoặc họ là người câm, điếc hoặc vừa câm, vừa điếc thì phải có người hiểu biết ký hiệu câm, điếc thì phải làm thủ tục mời để họ làm phiên dịch. Người phiên dịch phải thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình được quy định tại khoản 2 và 3 Điều 61 Bộ luật tố tụng hình sự.
d) Người giám định
Khi cần giám định các đối tượng để làm sáng tỏ sự thật của vụ án, Toà án có quyền trưng cầu giám định. Khi có yêu cầu này, Thư ký phải làm các thủ tục và liên hệ thực hiện việc giám định. Việc trưng cầu giám định phải thực hiện theo quy định trong Bộ luật tố tụng hình sự.
đ) Liên hệ với chính quyền địa phương để tổ chức xét xử lưu động
Do yêu cầu tuyên truyền pháp luật mà Toà án tiến hành xét xử tại địa phương nơi cư trú của bị cáo hoặc nơi bị cáo thực hiện hành vi phạm tội. Vì vậy, Thư ký Toà án phải liên hệ với chính quyền địa phương nơi sẽ mở phiên toà về các vấn đề sau:
- Chuẩn bị, bố trí địa điểm xét xử;
- Công tác bảo vệ phiên toà;
- Phương tiện phục vụ cho xét xử;
- Thực hiện các công việc khác được phân công phục vụ xét xử lưu động.
Ngoài ra, Thư ký cũng có thể được giao dự thảo phần đầu bản án khi Thẩm phán yêu cầu.
2.6. Nhiệm vụ của thư ký tại phiên toà sơ thẩm.
+ Trong ngày mở phiên toà: Thư ký phiên toà phải đến trước khoảng 30 phút để kiểm tra trật tự, vệ sinh, thiết bị phòng xử án. Nếu có gì sai sót hoặc chưa hợp lý cần được khắc phục ngay.
+ Kiểm tra các nội dung khác của thư ký phiên toà như: tác phong, trang phục, giấy bút…
+ Quản lý hồ sơ và mang hồ sơ đến Hội trường xử án: Khi được Hội đồng xét xử giao nhiệm vụ, Thư ký Toà án phải mang hồ sơ đến phòng xét xử và xếp ngay ngắn trên bàn. Đặc biệt đối với việc xét xử lưu động hoặc đối với các vụ án lớn, hồ sơ nhiều cần thực hiện tốt việc quản lý, bảo mật hồ sơ.
+ Phổ biến nội quy phiên toà: Nội quy phiên toà phải được đọc rõ ràng, đầy đủ và nghiêm túc các nội dung được quy định tại Điều 197 Bộ luật tố tụng hình sự. Trong trường hợp vụ án có đông người tham gia hoặc có khả năng gây mất trật tự thì phổ biến nhiều lần để những người tham dự phiên toà hiểu và thực hiện đúng.
+ Kiểm tra sự có mặt của bị cáo và những người tham gia tố tụng khác bằng việc thu giấy triệu tập của họ kết hợp với việc kiểm tra giấy tờ tuỳ thân (Giấy chứng minh nhân dân, Giấy chứng minh quân nhân... Hộ chiếu phổ thông). Trường hợp có người có giấy triệu tập đến phiên toà nhưng vắng mặt thì Thư ký Toà án phải báo cáo ngay với chủ toạ phiên toà trước khi khai mạc để Hội đồng xét xử dự kiến biện pháp xử lý trước.
+ Hướng dẫn những người tham gia tố tụng ngồi đúng vị trí của mình.
+ Tiếp nhận những giấy tờ có liên quan đến vụ án hoặc yêu cầu bổ sung của những người tham gia tố tụng để trình Hội đồng xét xử.
+ Quan hệ chặt chẽ với lực lượng bảo vệ, dẫn giải để duy trì kỷ luật phiên toà cũng như giải quyết các vấn đề nảy sinh theo yêu cầu của Hội đồng xét xử.
+ Yêu cầu mọi người đứng dậy khi Hội đồng xét xử vào phòng xử án.
+ Báo cáo danh sách những người tham gia tố tụng tại phiên toà, lý do vắng mặt của những người đã được triệu tập cho Hội đồng xét xử.
Sau khi Chủ toạ phiên toà đọc Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký phiên toà báo cáo danh sách những người được triệu tập đã có mặt, vắng mặt và lý do vắng mặt của từng người.
Khi báo cáo, Thư ký phiên toà phải sử dụng đúng ngôn ngữ phiên toà như: “Báo cáo Hội đồng xét xử...” không được nói “Báo cáo Chủ toạ phiên toà” hay “Báo cáo chú... Báo cáo anh...”
+ Ghi biên bản phiên toà:
Biên bản phiên toà phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm mở phiên toà và mọi diễn biến tại phiên toà: từ khi khai mạc phiên toà cho đến khi tuyên án. Tất cả những câu hỏi của người hỏi (Thẩm phán, Hội thẩm, Kiểm sát viên, Luật sư…) và những câu trả lời hoặc không trả lời, cũng như trạng thái của người được hỏi (bị cáo và những người tham gia tố tụng khác) đều được ghi đầy đủ và chính xác vào biên bản.
Sau khi kết thúc phiên toà, chủ toạ phiên toà phải kiểm tra lại biên bản và cùng với Thư ký Toà án ký vào biên bản đó. Khi có một trong những người quy định tại khoản 4 Điều 200 của Bộ luật tố tụng hình sự có yêu cầu được xem biên bản phiên toà, thì Chủ toạ phiên toà phải cho phép họ xem biên bản phiên toà. Nếu họ có yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản phiên toà, thì Thư ký Toà án phải ghi những sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu của họ. Không được tẩy xoá, sửa chữa trực tiếp vào những vấn đề đã ghi mà ghi những sửa đổi, bổ sung tiếp vào biên bản phiên toà. Người nào được quy định tại khoản 4 Điều 200 của Bộ luật tố tụng hình sự có yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản phiên toà thì ghi tư cách tiến hành tố tụng hoặc tham gia tố tụng và họ tên của người đó. Tiếp theo ghi những vấn đề được ghi trong biên bản phiên toà có yêu cầu sửa đổi, bổ sung và những sửa đổi, bổ sung cụ thể. Nếu có nhiều người yêu cầu thì ghi thứ tự từng người một. Sau đó người có yêu cầu phải ký xác nhận về phần được sửa đổi, bổ sung.
2.7. Sau khi kết thúc phiên toà
a) Kiểm tra biên bản phiên toà
Biên bản phiên toà phải được ghi đầy đủ, rõ ràng theo đúng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 200 Bộ luật tố tụng hình sự, sau khi kết thúc phiên toà Chủ toạ phiên toà phải kiểm tra và cùng với Thư ký ký vào biên bản đó.
Chủ toạ có quyền yêu cầu thư ký phiên toà sửa đổi, bổ sung những điểm ghi không chính xác hoặc ghi không đầy đủ trong biên bản phiên toà. Nếu không nhất trí với chủ toạ thì có quyền ghi ý kiến bảo lưu của mình trong biên bản đó. Sau khi chủ toạ ký xác nhận vào biên bản, Thư ký phiên toà phải đến văn thư đóng dấu vào nơi có chữ ký của chủ toạ phiên toà.
Bị cáo và những người tham gia tố tụng khác được xem biên bản phiên toà, có quyền yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản phiên toà và ký xác nhận. Khi những người này yêu cầu, Thư ký phiên toà phải báo cáo với chủ toạ để họ được thực hiện quyền đó theo quy định của pháp luật.
b) Vào sổ kết quả xét xử và làm các thủ tục khác để hoàn thành thủ tục phát hành bản án
Thư ký Toà án có trách nhiệm vào sổ kết quả, lấy số bản án, đưa bản án đi đánh máy, kiểm tra, soát xét bản án đã đánh máy xong, chuyển bản án cho Thẩm phán ký, đóng dấu bản án.
c) Giao bản án
Việc giao bản án được thực hiện theo đúng thời hạn, thành phần được nhận, thủ tục giao nhận được quy định Điều 229 Bộ luật tố tụng hình sự..
Việc giao bản án trong Bộ luật tố tụng hình sự chỉ ghi chung chung là nhiệm vụ của Toà án, nhưng trong thực tế nếu bản án được giao trực tiếp thì thường là Thư ký Toà án phải làm nhiệm vụ này. Vì vậy, nếu bị cáo bị xử vắng mặt theo điểm a hoặc điểm b khoản 2 Điều 187 của Bộ luật tố tụng hình sự thì trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày tuyên án, bản án phải được niêm yết tại trụ sở chính quyền xã, phường, thị trấn nơi cư trú hoặc nơi làm việc cuối cùng của bị cáo. Việc niêm yết phải được lập văn bản có xác nhận của người có quyền ký tên và được đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Người bị hại, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án hoặc người đại diện hợp pháp của họ có quyền yêu cầu Toà án cấp trích lục bản án hoặc bản sao bản án, chứ không bắt buộc phải gửi. Nếu đương sự có yêu cầu thì gửi.
d) Nhận đơn kháng cáo và lập thủ tục kháng cáo, kháng nghị
Sau khi xét xử sơ thẩm, vụ án có thể bị kháng cáo, kháng nghị. Trường hợp có kháng cáo, kháng nghị Thư ký có nhiệm vụ như sau:
- Kiểm tra hình thức, nội dung và thời hạn đơn kháng cáo có đúng quy định khụng và trình Thẩm phán chủ toạ phiên toà xử lý.
- Trường hợp chấp nhận đơn kháng cáo thì làm các thủ tục về thông báo kháng cáo.
- Sắp xếp lại hồ sơ của vụ án, kiểm tra lại các bút lục và chuyển hồ sơ cho Toà án cấp phúc thẩm xét xử phúc thẩm.
Một số vấn đề cần lưu ý khi xử lý việc kháng cáo:
- Sau khi nhận được đơn kháng cáo, Toà án cấp sơ thẩm phải vào sổ nhận đơn và kiểm tra người làm đơn kháng cáo có thuộc chủ thể có quyền kháng cáo và nội dung kháng cáo có thuộc giới hạn của việc kháng cáo được quy định tại Điều 231 của Bộ luật tố tụng hình sự và được hướng dẫn tại mục 1 Phần I của Nghị quyết 05/2005 HĐTP TANDTC ngày 08 tháng 12 năm 2005 của Hội đồng Thẩm phán toà án nhân dân tối cao?
- Khi bản án hoặc quyết định sơ thẩm chưa có hiệu lực pháp luật bị kháng cáo hoặc kháng nghị theo quy định tại Điều 231 và Điều 232 Bộ luật tố tụng hình sự thì Toà án phải có trách nhiệm thông báo việc kháng cáo, kháng nghị cho Viện kiểm sát và những người tham gia tố tụng khác biết về việc kháng cáo, kháng nghị đó. Thư ký Toà án phải chuẩn bị hồ sơ để gửi cho Toà án có thẩm quyền xét xử phúc thẩm trong thời hạn 7 ngày tính từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị.
- Việc kháng cáo quá hạn có thể được chấp nhận, nếu có lý do chính đáng. Vì vậy, Thư ký Toà án phải gửi đơn kháng cáo quá hạn lên Toà án có thẩm quyền xét xử phúc thẩm. Khi nhận được quyết định của Toà án cấp phúc thẩm có thẩm quyền về việc chấp nhận đơn kháng cáo quá hạn thì Thư ký Toà án làm thủ tục về việc kháng cáo và chuẩn bị Hồ sơ vụ án gửi cho Toà án cấp phúc thẩm.
- Khi thực hiện thông báo về việc kháng cáo, kháng nghị, Toà án cấp sơ thẩm không phải thông báo về việc kháng cáo cho chính người đã kháng cáo và cũng không phải thông báo về việc kháng nghị cho Viện kiểm sát đã kháng nghị. Đối với những người tham gia tố tụng khác thì Toà án cấp sơ thẩm phải thông báo cho họ, nếu việc xét xử phúc thẩm vụ án do có kháng cáo, kháng nghị có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của họ.
- Trong trường hợp người được thông báo về việc kháng cáo, kháng nghị gửi văn bản nêu ý kiến của mình về nội dung kháng cáo, kháng nghị cho Toà án cấp phúc thẩm, thì văn bản đó phải được lưu vào hồ sơ vụ án. Trường hợp người được thông báo gửi cho Toà án cấp sơ thẩm mà hồ sơ vụ án chưa gửi cho Toà án cấp phúc thẩm, thì Toà án cấp sơ thẩm gửi cùng hồ sơ vụ án cho Toà án cấp phúc thẩm; nếu hồ sơ vụ án đã gửi cho Toà án cấp phúc thẩm, thì Toà án cấp sơ thẩm phải gửi văn bản đó cho Toà án cấp phúc thẩm để đưa vào hồ sơ vụ án.
- Trong trường hợp Viện kiểm sát kháng nghị bản án hoặc quyết định sơ thẩm mà đã gửi kháng nghị cho bị cáo và đương sự có liên quan đến kháng nghị, thì Toà án cấp sơ thẩm không phải thông báo cho họ. Nếu Viện kiểm sát gửi cho Toà án cấp sơ thẩm các bản kháng nghị để gửi cho bị cáo và đương sự có liên quan đến kháng nghị, thì Toà án cấp sơ thẩm gửi kháng nghị đó cho họ thay cho việc thông báo. Nếu Viện kiểm sát chỉ gửi kháng nghị cho Toà án cấp sơ thẩm, thì Toà án cấp sơ thẩm thông báo việc kháng nghị cho bị cáo và đương sự bằng văn bản.
- Khi bản án hoặc quyết định sơ thẩm có hiệu lực pháp luật, Thư ký Toà án phải hoàn chỉnh hồ sơ để giao cho bộ phận lưu trữ.
Việc giao nhận hồ sơ cho Toà án cấp phúc thẩm cũng như cho bộ phận lưu trữ, Thư ký Toà án cũng phải thận trọng, tỉ mỉ và phải lập biên bản có ký nhận về sự giao nhận đó.
III. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG QUÁ TRÌNH XÉT XỬ PHÚC THẨM VỤ ÁN HÌNH SỰ
Nhìn chung nhiệm vụ của Thư ký Toà án cấp phúc thẩm cũng tương tự như nhiệm vụ của Thư ký Toà án tại phiên toà sơ thẩm.
1. Nhận hồ sơ và thụ lý vụ án do Toà án cấp sơ thẩm chuyển đến
Việc nhận hồ sơ do Toà án cấp sơ thẩm chuyển đến được thực hiện bằng hai phương thức: Giao nhận trực tiếp và nhận qua bưu điện. Việc giao nhận hồ sơ trực tiếp hiện tại các Toà án thực hiện không giống nhau. Có Toà án do bộ phận văn thư của cơ quan Toà án đảm nhiệm, nhưng có Toà án giao cho Văn thư của Toà chuyên trách tiếp nhận (Toà Hình sự, Toà dân sự …). Tuy nhiên yêu cầu chung của việc giao nhận hồ sơ vụ án là phải kiểm tra các tài liệu, bút lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận cụ thể và đúng quy định. Sau khi nhận hồ sơ Thư ký phải vào sổ thụ lý phúc thẩm và chuyển hồ sơ cho Chánh án hoặc chánh Toà phúc thẩm phân công Thẩm phán chủ toạ phiên toà.
Khi nhận hồ sơ Thư ký Toà án cấp phúc thẩm cần ch ý một số vấn đề sau đây:
a) Xác định thời điểm bắt đầu của việc kháng cáo, kháng nghị (quy định tại Điều 234 của Bộ luật tố tụng hình sự)
- Kiểm tra tính hợp pháp của kháng cáo, kháng nghị; tư cách của người kháng cáo, thẩm quyền của người kháng nghị cũng như thời hạn kháng cáo,
Thời điểm bắt đầu tính thời hạn kháng cáo, kháng nghị là ngày tiếp theo của ngày được xác định. Ngày được xác định là ngày Toà án tuyên án hoặc ra quyết định trong trường hợp Viện kiểm sát, bị cáo, đương sự có mặt tại phiên toà hoặc là ngày bản án, quyết định được giao hoặc được niêm yết trong trường hợp bị cáo, đương sự vắng mặt tại phiên toà.
Ví dụ: Ngày 10/10/2005 Toà án xét xử sơ thẩm vụ án hình sự có mặt bị cáo B và cùng ngày tuyên án đối với bị cáo B. Trong trường hợp này ngày được xác định là ngày 10/10/2005 và thời điểm bắt đầu tính thời hạn kháng cáo mười lăm ngày (đối với bị cáo B), thời hạn kháng nghị mười lăm ngày (đối với Viện kiểm sát cùng cấp), ba mươi ngày (đối với Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp) là ngày 11/10/2005.
Trong trường hợp ngay trong ngày Toà án tuyên án hoặc ra quyết định mà bị cáo, đương sự có mặt tại phiên toà có đơn kháng cáo ngay, thì Toà án cấp sơ thẩm nhận đơn kháng cáo theo thủ tục chung.
Thời điểm kết thúc thời hạn kháng cáo, kháng nghị là thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn. Nếu ngày cuối cùng của thời hạn là ngày nghỉ cuối tuần (thứ bảy, chủ nhật) hoặc ngày nghỉ lễ, thì thời hạn kết thúc tại thời điểm kết thúc ngày làm việc đầu tiên tiếp theo ngày nghỉ đó. Thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn vào lúc hai mươi tư giờ của ngày đó.
Ví dụ: Trong ví dụ nêu trên tại thì thời hạn kháng cáo mười lăm ngày được tính bắt đầu từ ngày 11/10/2005. Theo quy định tại Điều 96 của Bộ luật tố tụng hình sự thì thời hạn kháng cáo mười lăm ngày (đối với bị cáo B) kết thúc vào lúc hai mươi tư giờ ngày 25/10/2005 (nếu không đúng vào ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ lễ).
b) Xác định ngày kháng cáo
Trong trường hợp đơn kháng cáo gửi qua bưu điện thì ngày kháng cáo là ngày bưu điện nơi gửi đóng dấu ở phong bì; do đó, khi nhận đơn kháng cáo gửi qua bưu điện, Toà án phải kiểm tra ngày đóng dấu trên phong bì và lưu phong bì cùng với đơn kháng cáo để xác định ngày kháng cáo.
Trong trường hợp đơn kháng cáo gửi qua Ban giám thị trại tạm giam, thì ngày kháng cáo là ngày Ban giám thị trại tạm giam nhận được đơn. Nếu Ban giám thị trại tạm giam không ghi ngày nhận được đơn kháng cáo, thì Toà án yêu cầu Ban giám thị trại tạm giam xác nhận ngày nhận đơn đó để xác định ngày kháng cáo.
Trong trường hợp người kháng cáo đến nộp đơn kháng cáo tại Toà án hoặc trong trường hợp họ đến Toà án cấp sơ thẩm trình bày trực tiếp về việc kháng cáo, thì ngày kháng cáo là ngày Toà án nhận đơn hoặc là ngày Toà án lập biên bản về việc kháng cáo.
Khi nhận hồ sơ phải kiểm tra các tài liệu trong hồ sơ có đủ như bản kê tài liệu hay không; kiểm tra các vật chứng kèm theo hồ sơ.
c) Kiểm tra tính hợp pháp của kháng cáo, kháng nghị
Xem xét tính hợp pháp của việc kháng cáo, kháng nghị là việc làm hết sức quan trọng. Đây là công việc của Thẩm phán nhưng nếu được giao nhiệm vụ Thư ký Toà án cần phải biết để tham mưu cho Thẩm phán.
Kiểm tra tính hợp pháp của việc kháng cáo, kháng nghị là việc kiểm tra tư cách của người kháng cáo, thẩm quyền của người kháng nghị cũng như thời hạn kháng cáo, kháng nghị có đúng quy định tại các điều 231, 232, 233, 234, 235 và 237 của Bộ luật tố tụng hình sự được hướng dẫn cụ thể tại Phần 1 mục 1, 2, 3, 4 và mục 5 Nghị quyết số 05/2005 HĐTP TANDTC ngày 08 tháng 12 năm 2005 của Hội đồng Thẩm phán toà án nhân dân tối cao.
d) Bổ sung, thay đổi, rút kháng cáo, kháng nghị (Điều 238 Bộ luật tố tụng hình sự)
Trường hợp bổ sung, thay đổi kháng cáo kháng nghị:
- Trong trường hợp vẫn còn thời hạn kháng cáo, kháng nghị quy định tại Điều 234 của Bộ luật tố tụng hình sự, thì người kháng cáo, Viện kiểm sát đã kháng nghị có quyền bổ sung, thay đổi nội dung kháng cáo, kháng nghị đối với phần hoặc toàn bộ bản án mà mình có quyền kháng cáo, kháng nghị theo hướng có lợi hoặc không có lợi cho bị cáo.
Trong trường hợp người kháng cáo, Viện kiểm sát đã rút một phần hoặc toàn bộ kháng cáo, kháng nghị nhưng sau đó có kháng cáo, kháng nghị lại mà vẫn còn trong thời hạn kháng cáo, kháng nghị, thì vẫn được chấp nhận để xét xử phúc thẩm theo thủ tục chung.
- Trong trường hợp đã hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị theo quy định tại Điều 234 của Bộ luật tố tụng hình sự, thì trước khi bắt đầu hoặc tại phiên toà phúc thẩm, người kháng cáo, Viện kiểm sát đã kháng nghị có quyền bổ sung, thay đổi nội dung kháng cáo, kháng nghị, nhưng không được làm xấu hơn tình trạng của bị cáo.
Trường hợp rút kháng cáo, kháng nghị:
- Trong trường hợp người kháng cáo và Viện kiểm sát rút toàn bộ kháng cáo, kháng nghị trước khi bắt đầu hoặc tại phiên toà (trong vụ án không còn có kháng cáo và kháng nghị), thì việc xét xử phúc thẩm phải được đình chỉ. Trước khi mở phiên toà việc ra quyết định đình chỉ xét xử phúc thẩm do Thẩm phán được phân công Chủ toạ phiên toà thực hiện, còn tại phiên toà do Hội đồng xét xử thực hiện. Bản án sơ thẩm có hiệu lực pháp luật kể từ ngày Toà án cấp phúc thẩm ra quyết định đình chỉ xét xử phúc thẩm.
- Trong trường hợp người kháng cáo rút một phần trong kháng cáo của mình hoặc có nhiều người kháng cáo, nhưng có người rút kháng cáo, có người không rút kháng cáo, Viện kiểm sát rút một phần kháng nghị trong kháng nghị của mình, thì cần phân biệt như sau:
+ Trường hợp rút trước khi mở phiên toà, thì việc rút kháng cáo, kháng nghị đó phải được làm thành văn bản. Trường hợp người kháng cáo trực tiếp đến Toà án rút kháng cáo, thì Toà án cấp phúc thẩm yêu cầu người kháng cáo phải làm thành văn bản hoặc phải lập biên bản về việc rút kháng cáo theo quy định tại Điều 95 của Bộ luật tố tụng hình sự. Văn bản rút kháng cáo, kháng nghị và biên bản về việc rút kháng cáo phải được lưu vào hồ sơ vụ án. Phần kháng cáo, kháng nghị đã bị rút được coi như không có kháng cáo, kháng nghị. Toà án cấp phúc thẩm thông báo bằng văn bản về việc rút kháng cáo, kháng nghị đó theo quy định tại khoản 1 Điều 236 của Bộ luật tố tụng hình sự và hướng dẫn tại tiểu mục 6.1 mục 6 Phần I của Nghị quyết số 05/2005 HĐTP TANDTC ngày 08 tháng 12 năm 2005 của Hội đồng Thẩm phán toà án nhân dân tối cao, đồng thời tiến hành các công việc do Bộ luật tố tụng hình sự quy định để mở phiên toà xét xử phúc thẩm vụ án đối với phần kháng cáo, kháng nghị còn lại theo thủ tục chung.
+ Trường hợp rút tại phiên toà, thì việc rút kháng cáo, kháng nghị đó phải được ghi vào biên bản phiên toà. Toà án cấp phúc thẩm tiếp tục xét xử phúc thẩm vụ án theo thủ tục chung đối với phần kháng cáo, kháng nghị còn lại.
+ Khi xét xử phúc thẩm, Toà án cấp phúc thẩm có quyền xem xét
đối với các phần có kháng cáo, kháng nghị đã bị rút mà không có liên quan đến phần kháng cáo, kháng nghị còn lại theo quy định tại Điều 241 và khoản 2 Điều 249 của Bộ luật tố tụng hình sự. Nếu Toà án cấp phúc thẩm không xem xét các phần có kháng cáo, kháng nghị đã bị rút, thì những phần của bản án hoặc quyết định sơ thẩm có hiệu lực pháp luật kể từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị.
e) Kiểm tra và đề xuất với Thẩm phán được phân công chủ toạ phiên toà về việc áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn
Trong trường hợp Thư ký Toà án được giao nhiệm vụ giúp Thẩm phán thực hiện nhiệm vụ này thì phải căn cứ vào quy định của pháp luật để xem xét một cách khoa học và chu đáo.
Đối với bị cáo bị tạm giam thì thời hạn tạm giam không được quá thời hạn chuẩn bị xét xử quy định tại Điều 242 Bộ luật tố tụng hình sự.
Nghị quyết số 04/2004/NQ-HĐTP ngày 05 tháng 11 năm 2004 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định trong Phần thứ ba “Xét xử sơ thẩm” của Bộ luật tố tụng hình sự năm 2003 đã hướng dẫn cụ thể áp dụng biện pháp tạm giam. Đối với bị cáo đang bị tạm giam mà đến ngày mở phiên toà, thời hạn tạm giam đã hết, nếu xét thấy cần tiếp tục tạm giam để hoàn thành việc xét xử, Thư ký Toà án phải báo cáo với Thẩm phán để ra lệnh gia hạn tạm giam cho đến khi kết thúc phiên toà.
2. Nhiệm vụ của Thư ký trong giai đoạn chuẩn bị xét xử phúc thẩm
- Sau khi nghiên cứu hồ sơ vụ án, Thẩm phán có thể giao cho Thư ký Toà án soạn thảo các văn bản cần thiết như:
+ Quyết định áp dụng, thay đổi hoặc huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn;
+ Lệnh trích xuất bị cáo;
+ Giấy triệu tập những người tham gia phiên Toà;
+ Gửi hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nghiên cứu;
+ Chuyển hồ sơ cho VKSND cùng cấp nghiên cứu để tham gia phiên toà phúc thẩm và nhận lại hồ sơ do Viện kiểm sát giao trả;
+ Gửi giấy triệu tập cho những người tham gia tố tụng;
Thẩm phán đã lên lịch xét xử, xác định những người cần triệu tập đến phiên toà, Thư ký Toà án viết giấy triệu tập để Thẩm phán ký rồi làm thủ tục gửi giấy triệu tập cho những người tham gia tố tụng.
+ Cấp Giấy chứng nhận cho Luật sư;
+ Mời người bào chữa (nếu vụ án Toà án chỉ định người bào chữa);
+ Gửi giấy mời người bào chữa cho bị cáo (Trong trường hợp Toà án cần chỉ định người bào chữa theo quy định của Pháp luật thì Thẩm phán ký giấy gửi Đoàn luật sư, Thư ký Toà án mời người bào chữa đến thực hiện việc bào chữa);
+ Gửi giấy mời Hội thẩm nhân dân (Trong trường hợp cần thiết theo quy định của BLTTHS, Thẩm phán quyết định việc xét xử phải có Hội thẩm nhân dân tham gia thì Thư ký Toà án mời Hội thẩm nhân dân);
+ Chuẩn bị hồ sơ mang đi phiên toà (Đối với phiên toà xét xử lưu động hoặc các Toà phúc thẩm của Toà án nhân dân tối cao);
+ Làm các công việc cần thiết cho việc chuẩn bị xét xử: liên hệ để chuẩn bị địa điểm, nơi ăn, ở, biện pháp bảo vệ, tạm ứng tiền để thanh toán các chi phí hoạt động tố tụng do pháp luật quy định;
3. Nhiệm vụ của Thư ký tại phiên toà phúc thẩm vụ án hình sự
Nhiệm vụ của Thư ký Toà án tại phiên toà phúc thẩm được thực hiện giống như của Thư ký Toà án tại phiên toà sơ thẩm: Bố trí, sắp xếp chỗ ngồi, kiểm tra thành phần triệu tập, phổ biến nội quy phiên toà, ghi biên bản phiên toà… (xem chi tiết Mục 2.6 phần II trên).
Tuy nhiên, có một số điểm khác với nhiệm vụ của Thư ký Toà án sau phiên toà sơ thẩm là:
+ Giao bản án và quyết định phúc thẩm;
Bản án và quyết định phúc thẩm có hiệu lực thi hành ngay, vì vậy Thư ký Toà án cần nhanh chóng ghi số bản án, đưa đi đánh máy, để Thẩm phán chủ toạ phiên toà ký, đóng dấu và làm các thủ tục cần thiết gửi cho các đối tượng sau:
Theo quy định tại Điều 254 Bộ luật tố tụng hình sự, thì trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày tuyên án hoặc kể từ ngày ra quyết định, Toà án cấp phúc thẩm phải gửi bản án hoặc quyết định phúc thẩm cho người kháng nghị, Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan Công an nơi đã xử sơ thẩm, người đã kháng cáo, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc kháng cáo, kháng nghị hoặc người đại diện hợp pháp của họ, Cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền trong trường hợp bản án phúc thẩm có tuyên hình phạt tiền, tịch thu tài sản và quyết định dân sự; thông báo bằng văn bản cho chính quyền xã, phường, thị trấn hoặc cơ quan, tổ chức nơi bị cáo cư trú hoặc làm việc. Trong trường hợp Toà phúc thẩm Toà án nhân dân tối cao xử phúc thẩm thì thời hạn này có thể dài hơn nhưng không quá hai mươi lăm ngày.
Người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án hoặc người đại diện hợp pháp của họ có quyền yêu cầu Toà án cấp trích lục bản án hoặc bản sao bản án.
+ Sắp xếp hồ sơ giao cho bộ phận lưu trữ;
+ Gửi bản án và hồ sơ vụ án cho Toà án cấp sơ thẩm hoặc Viện kiểm sát (Trong trường hợp Toà án cấp phúc thẩm huỷ Bản án, quyết định sơ thẩm để điều tra lại hoặc xét xử lại). Thư ký Toà án khẩn trương chuẩn bị bản án, quyết định đã được đánh máy để Chủ toạ phiên toà và các thành viên Hội đồng xét xử ký, sau đó sắp xếp hồ sơ và trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày huỷ bản án sơ thẩm chuyển hồ sơ cho Toà án cấp sơ thẩm để giải quyết theo thủ tục chung (Điều 250 Bộ luật t� tụng hình sự).
* Chú ý: Vì bản án phúc thẩm có hiệu lực pháp luật ngay, nên khi kết thúc phiên toà, Thư ký Toà án phải làm ngay các thủ tục để hoàn thành bản án. Gửi ngay bản án đến trại giam để Giám thị trại giam căn cứ vào đó để trả tự do ngay cho bị cáo nếu thời gian tạm giam bằng thời gian hình phạt đã tuyên trong bản án hoặc bị cáo được áp dụng các hình phạt khác không phải là hình phạt giam giữ.
IV. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG QUÁ TRÌNH XÉT XỬ VỤ ÁN HÌNH SỰ THEO THỦ TỤC GIÁM ĐỐC THẨM, TÁI THẨM.
Theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự thì thủ tục tiến hành xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm đều áp dụng chung các điều 280, 281, 282, 283 Bộ luật tố tụng hình sự. Do đó, tuỳ từng cấp giám đốc thẩm, tái thẩm mà Thư ký phiên toà có thể là Thư ký Toà án, có thể là Thẩm tra viên. Dù là chức danh nào khi được phân công làm thư ký thì đều là người tiến hành tố tụng với tư cách là thư ký phiên toà.
Tuy nhiên cần phân biệt, nếu là Thẩm tra viên ở Toà án nhân dân cấp tỉnh, các Toà chuyên trách Toà án nhân dân tối cao là những người trực tiếp nghiên cứu hồ sơ vụ án, báo cáo đề xuất giải quyết vụ án theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm. Còn Thư ký Toà án thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm như Thư ký ở Toà án cấp sơ thẩm, phúc thẩm.
Thư ký Toà án tại Toà án cấp giám đốc thẩm, tái thẩm, có thể được giao các nhiệm vụ sau đây:
+ Nhận hồ sơ vụ án;
Khi nhận phải căn cứ vào bản kê danh mục tài liệu có trong hồ sơ để kiểm tra xem hồ sơ có đủ không.
+ Vào sổ thụ lý;
+ Chuyển hồ sơ đến Thẩm phán;
Sau khi đã có kháng nghị, theo quyết định của Chánh án hoặc Chánh toà Thư ký Toà án chuyển hồ sơ đến Thẩm phán được phân công nghiên cứu vụ án.
+ Giúp Thẩm phán một số công việc trong quá trình Thẩm phán nghiên cứu hồ sơ vụ án.
Thẩm phán nghiên cứu hồ sơ vụ án làm bản thuyết trình tóm tắt nội dung vụ án và các bản án, quyết định của các cấp Toà án, nội dung của kháng nghị. Thư ký Toà án giúp Thẩm phán gửi Bản thuyết trình cho các thành viên Hội đồng chậm nhất là 7 ngày trước ngày mở phiên toà giám đốc thẩm.
Trong trường hợp cần thiết, phải triệu tập người bị kết án, người bào chữa hoặc những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc kháng nghị tham gia phiên toà giám đốc thẩm thì Thẩm phán lập danh sách và Thư ký Toà án làm và gửi giấy triệu tập theo quy định chung (K2 Điều 292 Bộ luật tố tụng hình sự).
Thông báo cho Viện kiểm sát cùng cấp biết lịch phiên toà xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm để Viện kiểm sát tham gia phiên toà.
Tại phiên toà, Thư ký Toà án có nhiệm vụ ghi biên bản phiên toà.
